eDocPerso est une solution innovante et sécurisée destinée aux salariés français. Il s’agit d’un coffre-fort numérique 100 % tricolore qui permet de centraliser, de protéger et de gérer facilement les documents personnels et professionnels. Il est conçu pour répondre aux normes strictes de confidentialité et de souveraineté des données. La plateforme s’inscrit dans une démarche de digitalisation responsable. Pour connaître les fonctionnalités et les atouts de eDocPerso, on vous propose de lire cet article.
eDocPerso : qu’est-ce que c’est ?
eDocPerso est un coffre-fort électronique pensé pour simplifier la gestion des documents administratifs des salariés travaillant dans les petites et moyennes entreprises. Ce coffre-fort numérique offre une plateforme centralisée dans laquelle chacun peut regrouper et conserver en toute sécurité ses fichiers personnels et professionnels : bulletins de salaire, factures, contrats, documents d’assurance, etc.
Développée par eDocGroup, une filiale de l’éditeur de solutions logicielles Silae, cette technologie s’appuie sur des fonctionnalités avancées pour optimiser la gestion documentaire. Avec plus de 1 000 collecteurs ajoutés, eDocPerso automatise la récupération des factures personnelles auprès de divers prestataires. Ce coffre élimine ainsi les démarches fastidieuses.
Quelles sont les fonctionnalités de eDocPerso ?
Stockage et archivage de fichiers, réception automatique de factures, gestion simplifiée des documents RH… voici les principales fonctionnalités de eDoc Perso.
Stockage et archivage de fichiers
Avec eDocPerso, les travailleurs disposent d’un espace de stockage central pour tous leurs documents importants ; qu’ils soient liés à la paie ou à des besoins administratifs. En effet, le service est destiné à accueillir tous les fichiers RH (bulletins de salaire, contrats de travail…) et autres documents professionnels ou personnels.
Grâce à ce logiciel en ligne, tout salarié inscrit peut donc stocker des fichiers liés aux ressources humaines, mais pas seulement ! Il peut aussi fouiller ses archives numériques depuis divers supports (ordinateur ou mobile). Il faut savoir que sur eDoc Perso, les fichiers anciens sont automatiquement archivés afin de libérer de l’espace sans besoin d’intervention manuelle.
Réception de factures et autres documents RH grâce aux collecteurs
L’intégration de plus de 1 000 collecteurs dans le logiciel eDocPerso transforme la récupération de documents justificatifs en une démarche simple et rapide. Les utilisateurs peuvent recevoir directement dans leur coffre :
- Des factures d’énergie (gaz, électricité, forfaits…) ;
- Des factures d’achats réalisés sur des plateformes d’e-commerce ;
- Des déclarations fiscales ;
- Des justificatifs de mutuelles et d’assurances ;
- Etc.
Ce système de collecte allège considérablement les démarches administratives pour les salariés. Ces derniers peuvent accéder à leurs fichiers en quelques clics, sans perdre du temps à rechercher des documents dispersés. Au nombre des collecteurs disponibles sur eDoc, on peut citer : AXA, Orange, SFR, EDF, Free…
Recherche rapide
Le service met à disposition des outils de recherche avancés pour faciliter la navigation au sein de l’espace personnel. Les filtres personnalisables permettent d’affiner précisément les résultats, selon que l’on recherche un bulletin de paie, une facture d’analyse médicale ou tout autre document. Une recherche par mots-clés spécifiques est aussi proposée. Elle accélère encore davantage l’accès au fichier souhaité.
Gestion simplifiée des documents RH
Avec eDocPerso, des modèles de documents peuvent être créés et modifiés facilement. Aussi, les fichiers existants sont automatiquement mis à jour en cas de besoin. Il est possible de classer les fichiers par catégories ou sous-dossiers pour une meilleure structuration. Ce système assure aussi des sauvegardes régulières pour une sécurité accrue des données sensibles. Grâce à cette approche, les utilisateurs peuvent suivre les modifications effectuées sur leurs documents et gérer les différentes versions en toute simplicité.
Partage de documents avec des tiers et choix de la durée de mise à disposition
Le partage sécurisé est une autre fonctionnalité importante du service proposé par eDocPerso. Les utilisateurs peuvent sélectionner un fichier et définir une période pendant laquelle il sera accessible à des tiers. Une invitation est ensuite envoyée par mail et permet au destinataire de consulter le document dans des conditions sécurisées. La transmission est totalement confidentielle. Le logiciel laisse aux salariés la possibilité de modifier ou de révoquer l’accès selon leurs besoins.
Quels sont les avantages du coffre-fort eDocPerso ?
Les avantages du coffre eDoc Perso à l’endroit des salariés et des entreprises sont multiples. Voici les plus notables.
Le gain de temps et la réduction de la paperasse
Avec eDocPerso, les salariés peuvent dire adieu aux tâches fastidieuses liées à la gestion des documents en version papier. La digitalisation des fichiers et des procédures administratives simplifie considérablement leur traitement. Il devient inutile d’imprimer, de classer ou de stocker physiquement des piles de papiers. Cela permet de gagner un temps précieux.
Grâce à une capacité de stockage personnel gratuit de 10 Go, chaque utilisateur bénéficie d’un espace suffisant pour regrouper assez de fichiers importants, peu importe le format. Cette transition vers une gestion électronique allège les démarches, améliore l’efficacité et optimise le suivi des documents.
Le publipostage et la gestion de l’éditique
eDocPerso comprend des fonctionnalités avancées en matière de publipostage et de gestion éditique. Cela permet aux entreprises et aux salariés de centraliser leurs communications administratives. Les courriers, les services RH et d’autres documents peuvent être générés automatiquement en fonction des besoins. Les utilisateurs gagnent en productivité grâce à une interface qui simplifie le traitement et l’envoi des informations importantes. Cette automatisation réduit les risques d’erreurs et répond aux exigences de rigueur dans la gestion des correspondances professionnelles.
La garantie probatoire à vie
Les documents hébergés dans le coffre-fort électronique d’eDocPerso conservent leur valeur légale, grâce à une garantie probatoire à vie. Cela signifie que les fichiers enregistrés peuvent être utilisés comme preuves officielles, même des années après leur création ou réception. Chaque utilisateur a ainsi l’assurance que ses données sont sécurisées et prêtes à être exploitées en cas de besoin juridique ou administratif. Cette fiabilité constitue un atout majeur pour les salariés et leur employeur.
Un coffre-fort conforme aux normes et ayant des caractéristiques de pointe
La conformité d’eDocPerso avec des normes rigoureuses témoigne de son sérieux et de sa fiabilité. Certifié NF 203 CCFN et respectant la norme NF Z42-020, il répond aux standards les plus exigeants en matière de gestion documentaire. Les caractéristiques du coffre-fort mentionnent une protection avancée des données et une sécurité alignée avec les normes industrielles. Ces spécifications font état d’un environnement fiable pour les utilisateurs (salariés ou responsables d’entreprise).
L’archivage des données en France
L’une des particularités d’eDocPerso reste son engagement à conserver les données sur le territoire français. Tous les fichiers des utilisateurs sont stockés dans des data centers situés en France. Ce choix fait de ce coffre-fort un service conforme aux réglementations nationales et européennes en matière de protection des données. Certifié et hébergé localement, le service consolide la confiance des salariés et des employeurs. Ils peuvent téléverser et consulter leurs fichiers en toute sérénité directement en ligne.