Ypareo est un logiciel ERP (Enterprise Resource Planning) spécialement conçu pour répondre aux besoins des organismes de formation et des centres de formation des apprentis (CFA). Intuitif et modulable, il permet de centraliser et de gérer efficacement l’ensemble des activités liées à la formation : suivi des apprenants, gestion des plannings, inscriptions, bilans pédagogiques et administratifs, etc. Pour plus d’informations sur ce progiciel, on vous conseille de lire cet article.
YPAREO : présentation
Comme évoqué en début d’article, YPAREO est un logiciel ERP conçu pour répondre aux besoins spécifiques des organismes de formation (OF), des Centres de Formation d’Apprentis (CFA) et des Organismes de Formation par Apprentissage (OFA), peu importe leur secteur d’activité ou leur envergure. Ce logiciel métier couvre l’ensemble des processus importants, de la gestion pédagogique à la facturation, en passant par le suivi administratif. Son interopérabilité lui permet de s’interconnecter avec les principaux partenaires institutionnels (Parcousup, France Travail…) et un grand nombre d’applications tierces (logiciels de paie, logiciel SIRH…).
Développé par YMAG SAS, filiale de SEPTEO, YPAREO bénéficie d’une expertise reconnue dans le domaine des solutions logicielles pour l’éducation et la formation. Il constitue un outil stratégique, à la fois performant et polyvalent, destiné à optimiser la gestion globale des structures éducatives.
YPAREO : les fonctionnalités principales du logiciel
Les fonctionnalités de YPAREO sont nombreuses. Il faut distinguer les fonctionnalités principales des fonctionnalités secondaires. On vous présente les premières dans les lignes qui suivent.
Gestion commerciale et CRM avec suivi commercial et analyse de productivité
La solution YPAREO simplifie la gestion des relations avec les entreprises et les partenaires. Grâce à son module de gestion de la relation client, vous gérez efficacement :
- Les interactions commerciales ;
- Le suivi des prospects ;
- La fidélisation des clients (apprenants) ;
- Etc.
Ce module donne une visibilité complète sur chaque dossier commercial, ce qui permet une analyse détaillée des performances pour une meilleure prise de décision. Aussi, les outils d’analyse disponibles aident les centres de formation à identifier les opportunités et à améliorer la qualité de leur engagement.
Gestion administrative des inscriptions, convocations, assiduité et facturation
Avec YPAREO, chaque candidature est prise en charge, depuis l’inscription jusqu’à la gestion des absences et de la facturation. Les utilisateurs accèdent à une interface centralisée qui facilite le traitement des dossiers des apprenants et des entreprises partenaires. Cela optimise l’allocation des ressources et induit un suivi précis des parcours administratifs. Le logiciel comprend en outre des fonctionnalités dédiées à la conformité réglementaire, ce qui en fait une plateforme incontournable pour les métiers de la formation.
Système de planification des formations avec affectation des formateurs, salles, matériels
Le module de planification d’YPAREO permet de gérer efficacement l’organisation des sessions de formation. Les responsables disposent d’outils performants pour assigner les ressources nécessaires : salles, équipements, formateurs, etc. Cela permet aux centres de formation d’offrir une expérience professionnelle optimale qui satisfera les formateurs et les apprenants, même pour les formations en alternance. Inutile de rappeler qu’une gestion bien orchestrée améliore non seulement la productivité, mais également la qualité des services proposés.
Interfaçage avec tout type d’outil tiers via les API
YPAREO s’intègre facilement dans l’écosystème numérique des campus et des centres de formation. Grâce à ses API, le logiciel communique avec divers outils tiers (plateformes de gestion des compétences, systèmes d’information RH des entreprises…). Cette interopérabilité permet un échange de données en temps réel. Le système assure une cohérence entre les différentes applications utilisées, ce qui contribue à une meilleure coordination des tâches.
Dématérialisation des processus avec les OPCO, CPF, Pôle Emploi
YPAREO accompagne les centres de formation dans la transition numérique en dématérialisant les échanges avec les OPCO (Opérateurs de compétences), le CPF (Compte Personnel de Formation) et Pôle Emploi (aujourd’hui France Travail). Les acteurs de la formation peuvent ainsi automatiser les tâches administratives et réduire les délais de traitement des dossiers. De quoi améliorer l’expérience des apprenants et des entreprises. L’intégration des processus numériques rend la gestion plus aisée et conforme aux standards du secteur de la formation professionnelle.
Les fonctionnalités secondaires de YPAREO
Outre les principales fonctionnalités qu’il propose, le logiciel YPAREO propose aussi d’autres fonctionnalités secondaires. Certaines d’entre elles sont liées aux fonctionnalités principales. Les voici :
- Gestion des fournisseurs de formation externes ;
- Suivi des heures de formation ;
- Notifications et rappels automatisés ;
- Gestion des commentaires et évaluations de la formation ;
- Portail utilisateur personnalisable ;
- Gestion de la confidentialité et de la sécurité des données de formation ;
- Évaluations et tests intégrés ;
- Suivi des compétences acquises ;
- Suivi de la progression de la formation ;
- Gestion du contenu de formation.
Quels sont les avantages de l’ERP YPAREO ?
Gestion entière de la prospection, gain de temps, obtention de la certification Qualiopi… découvrez ci-après les principaux avantages du progiciel YPAREO.
Une gestion complète de la prospection
Avec YPAREO, les centres de formation et CFA bénéficient d’un outil puissant pour structurer et optimiser leur prospection. Le logiciel centralise les données commerciales et permet un suivi rigoureux des opportunités et des interactions avec les partenaires et les apprentis potentiels. Il relie aussi les équipes commerciales à une plateforme dédiée pour qu’elles aient une meilleure visibilité sur les objectifs à atteindre.
Un gain de temps administratif énorme
L’automatisation des tâches administratives et financières est un atout notable de YPAREO pour les centres de formation. De l’inscription aux facturations, en passant par le suivi des financements et des absences, chaque étape est gérable dans cette solution logicielle complète. Ce gain de temps est particulièrement précieux dans la gestion des formations longues, en alternance, par apprentissage ou à temps plein. Avec la dématérialisation des processus, YPAREO réduit donc considérablement les erreurs et permet aux équipes de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée.
La personnalisation des cursus et la valorisation des compétences
Avec YPAREO, les centres de formation peuvent personnaliser les parcours pédagogiques pour répondre aux besoins personnels de chaque apprenti. Le logiciel facilite la planification des cursus, le suivi des compétences acquises et l’évaluation de la progression individuelle. Il est ainsi possible de créer des parcours sur mesure qui valorise les acquis des apprenants et garantit une meilleure expérience. À noter que les outils de suivi pédagogique intégrés facilitent la coordination entre les formateurs et les responsables administratifs.
L’obtention de la certification Qualiopi
YPAREO aide grandement les centres de formation et CFA dans leur démarche pour obtenir la certification « Qualiopi ». En effet, grâce à ses fonctionnalités adaptées, le logiciel est à même de produire les éléments de preuve nécessaires pour l’obtention de cette certification. Cette possibilité simplifie les étapes préparatoires à l’audit qualité. Elle permet de structurer efficacement les processus internes pour atteindre la conformité avec les exigences réglementaires nécessaires à l’obtention de la certification.