Zeendoc est un logiciel de gestion électronique de documents (GED) conçu pour répondre aux besoins des petites et moyennes entreprises (PME) et des très petites entreprises (TPE). Intuitif et puissant, il facilite la dématérialisation, le classement et l’accès aux documents administratifs, comptables ou commerciaux. Grâce à ses fonctionnalités de recherche avancée et à une organisation optimisée, Zeendoc permet aux entreprises de gagner en productivité et de réduire leurs coûts liés à la gestion papier. Pour en savoir davantage sur Zeendoc, veuillez lire cet article.
Zeendoc : qu’est-ce que c’est ?
Zeendoc est une solution SaaS de gestion électronique de documents développée par la société française « SAGES INFORMATIQUE ». Lancée en 2011, cette plateforme s’adresse principalement aux petites et moyennes entreprises ainsi qu’aux petites collectivités locales. Grâce à des outils pensés pour optimiser la gestion documentaire, Zeendoc aide ses utilisateurs à structurer et à sécuriser leurs informations administratives, comptables et commerciales.
Avec plus de 477 000 utilisateurs en France et en Europe, ce logiciel s’impose comme un outil incontournable du secteur de la GED. Plus de 11 000 entreprises font confiance à cette solution pour moderniser leurs processus et réduire leur dépendance aux documents physiques.
Quelles sont les solutions proposées par Zeendoc ?
Zeendoc propose une kyrielle de solutions pour répondre aux besoins documentaires des entreprises. On les présente dans les lignes qui suivent.
Dématérialisation
Zeendoc accompagne les entreprises dans la transition numérique de leurs documents. Les factures peuvent être digitalisées pour simplifier leur gestion et améliorer la sécurité des paiements. Ce processus implique des validations électroniques et des contrôles automatisés. La solution permet aussi de dématérialiser la chaîne de traitement des contrats d’une entreprise. Cela, grâce à des fonctionnalités comme l’archivage, les signatures électroniques et les alertes d’échéances.
Zeendoc transforme aussi la gestion des notes de frais. En effet, le logiciel dispose de quelques outils pratiques pour le suivi des dépenses et la validation des ordres de mission. Pour finir, il y a la dématérialisation des bons et bordereaux (bons de commande, bons de livraison…). Zeendoc réduit significativement les tâches administratives liées à l’élaboration de ces documents commerciaux.
Archivage électronique
L’archivage des documents est une priorité pour les entreprises qui souhaitent sécuriser leurs données dans le respect des normes légales. Zeendoc offre des solutions d’archivage adaptées pour les factures et les contrats. Ces derniers bénéficient d’ailleurs d’un espace sécurisé pour leur conservation. Pour les PME du secteur médical, les données de santé peuvent être archivées sur un serveur certifié HDS. Il s’agit d’une norme exigée pour le secteur médical.
Notez pour finir que le coffre-fort numérique de Zeendoc assure un stockage hautement sécurisé avec des sauvegardes redondantes. Elles constituent une garantie supplémentaire pour les entreprises soucieuses de préserver leurs dossiers critiques.
Gestion des documents
Zeendoc révolutionne la gestion des documents grâce à une fonction de recherche intelligente qui facilite le classement et l’accès rapide aux informations. Des outils d’export comptable sont aussi proposés par le logiciel. Ces éléments automatisent la gestion des données financières vers les logiciels métiers. La solution comprend en outre un système « Procure to Pay » dématérialisé qui permet de gérer la chaîne d’approvisionnement.
Il faut noter par ailleurs que Zeendoc possède une fonction de partage des documents entre collaborateurs. Elle favorise une meilleure communication au sein des équipes. Les formulaires et le publipostage de Zeendoc sont aussi des atouts pour collecter, partager et envoyer des informations sans difficulté.
Facturation électronique
Face à l’obligation imminente de la facturation électronique en France, Zeendoc prépare les entreprises à ce changement en leur proposant des outils complets pour la création, la gestion et le suivi des factures. Résultat : une dématérialisation du format papier en format PDF pour répondre aux besoins des entreprises ; surtout celles qui collaborent avec des établissements publics ou administratifs.
Zeendoc prend également en charge le format Factur-X qui est le standard dans cette réforme. En effet, le logiciel contient un convertisseur performant. Grâce à ces outils, les entreprises peuvent réduire significativement le temps consacré à ces opérations et accroître leur productivité.
IMPORTANT : À partir du 1er septembre 2026 (ou au plus tard le 1er décembre 2026), toutes les entreprises devront pouvoir recevoir des factures électroniques. Pour les TPE/PME, cette obligation s’étendra au 1er septembre 2027 (ou au plus tard le 1er décembre 2027).
Signature électronique
Intégrée directement dans Zeendoc, la signature électronique respecte les exigences légales et donne une valeur juridique identique à celle d’une signature manuscrite. Ce système repose sur un tiers de confiance qui engage sa responsabilité dans la sécurité des transactions. Les entreprises peuvent ainsi envoyer des documents à leurs clients par e-mail et les faire signer en ligne en toute confiance.
Bulletin de salaire électronique
À l’instar des contrats, Zeendoc facilite la gestion des bulletins de paie grâce à une interface intuitive qui centralise leur envoi et leur archivage. Les collaborateurs accèdent à leurs bulletins via un coffre-fort numérique sécurisé. Ce système gère également les différentes mentions obligatoires (prélèvement à la source, cotisations sociales…) dans le respect des réglementations en vigueur. Zeendoc permet ainsi aux entreprises de moderniser leur système et d’améliorer l’accès aux dossiers des employés.
Quels sont les avantages du logiciel ?
Sécurité, compatibilité avec les logiciels métiers, couverture de secteurs clés… découvrez les principaux avantages de Zeendoc.
La sécurité du service
La sécurité est au cœur des priorités de Zeendoc. Les données stockées sont protégées par des technologies avancées de chiffrement conformes aux normes AES et ISO/IEC 18033-3. Chaque client bénéficie d’une clé unique, cryptée grâce à un mot de passe. La confidentialité et l’intégrité des dossiers sont ainsi préservées ; qu’il s’agisse de documents sensibles liés à des fournisseurs, des collaborateurs ou des sites spécifiques.
La compatibilité avec les logiciels métiers
Zeendoc s’intègre aisément à un grand nombre de logiciels métiers. Cette possibilité facilite la vie aux travailleurs des entreprises clientes. Parmi les logiciels compatibles figurent des outils reconnus comme : Cegid, Microsoft Dynamics 365, Primavera, Oracle, SAP, Medisys… Ils sont utilisés dans divers secteurs, dont la santé et le BTP. Cette compatibilité maintient une certaine continuité dans les processus de gestion pour ne pas perturber les habitudes des utilisateurs.
Tarification adaptée aux PME et nombre d’utilisateurs illimité
Zeendoc propose une structure tarifaire flexible, pensée pour s’adapter aux besoins et aux budgets des petites entreprises. Contrairement à d’autres solutions, le logiciel ne limite pas le nombre d’utilisateurs ; l’objectif étant de promouvoir une meilleure collaboration au sein des équipes. Cette particularité améliore le rapport qualité-prix et fait de Zeendoc une version idéale pour les structures en croissance. Les PME peuvent donc accéder à un produit professionnel sans craindre des coûts supplémentaires liés à l’augmentation du personnel ou des données.
La multitude de secteurs couverts
L’un des points forts de Zeendoc reste sa capacité à s’adresser à une grande variété de secteurs. Le logiciel est utilisé dans la santé (secteur dans lequel la gestion des fiches des patients et des dossiers médicaux doit être rigoureuse), mais aussi dans le BTP (un domaine où la coordination entre les sites et les équipes est importante). D’autres domaines sont aussi concernés :
- Le secteur public (collectivités et mairies) ;
- Le transport ;
- L’immobilier ;
- L’industrie ;
- Les professions réglementées ;
- Etc.