MyArkevia est un coffre-fort numérique utilisé par nombre de travailleurs et d’entreprises en France. Il permet de conserver et de gérer des fichiers importants. Ce service 100 % français offre une protection optimale aux données stockées grâce à des technologies de cryptage pointues. Accessible depuis n’importe quel appareil, MyArkevia facilite le stockage, le partage et l’organisation des documents en toute confidentialité. Dans cet article, on présente les fonctionnalités et les avantages du coffre MyArkevia.

MyArkevia : qu’est-ce que c’est ?

Lancé en 2016, MyArkevia est un service de coffre-fort électronique conçu pour les salariés et les entreprises ayant souscrit aux services de CEGEDIM SRH, une filiale du groupe CEGEDIM SA. Ce coffre-fort numérique constitue une solution fiable et sécurisée pour le stockage des documents professionnels. Il s’agit d’un espace personnel sur lequel les utilisateurs peuvent recevoir et consulter leurs fichiers directement sur un support informatique.

MyArkevia préserve l’intégrité et la confidentialité de l’ensemble des documents professionnels grâce à des normes de sécurité très strictes. Le service garantit ainsi la protection des données sensibles et répond aux exigences légales en matière de dématérialisation documentaire.

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Quelles sont les fonctionnalités de MyArkevia ?

Les fonctionnalités de MyArkevia correspondent à celles d’un coffre-fort numérique standard. Les voici.

Stockage et archivage sécurisé

Sur MyArkevia, les informations professionnelles des utilisateurs sont stockées dans le cloud pour plus de sécurité. Chaque utilisateur peut accéder à ses documents à tout moment, tout au long de la durée de conservation légale. En ce qui concerne la taille des documents, il faut noter que les fichiers déposés directement par l’employeur ne sont soumis à aucune restriction de taille. Pour les utilisateurs individuels, la taille de chaque fichier à déposer ne peut dépasser les 2 Mo.

Par ailleurs, l’espace de stockage de base est fixé à 100 Mo pour les documents personnels, quoique ce volume puisse varier selon les termes du contrat signé entre l’entreprise et CEGEDIM SRH. Cette technologie moderne remplace efficacement le stockage physique et réduit les risques liés à la perte de documents papier.

Gestion simplifiée des documents

Dans l’espace MyArkevia, on peut organiser et retrouver rapidement des fichiers numériques. L’interface intuitive aide les salariés à structurer les documents contenus dans l’espace de stockage. Ils peuvent :

• Créer des dossiers personnalisés ;
• Attribuer des tags ;
• Classer des documents selon des catégories spécifiques ;
• Etc.

Les services RH y trouvent également un outil efficace pour centraliser et distribuer les documents professionnels : fiches de paie, contrats, etc. Cela élimine les désagréments des supports papier dispersés et améliore la fluidité du travail administratif. Grâce à ce système, chaque fichier reste facilement accessible et bien organisé, ce qui évite toute confusion ou perte de temps.

Partage et collaboration

Avec MyArkevia, les utilisateurs ont la possibilité de partager des fichiers avec des collègues ou des partenaires externes. Cette fonctionnalité facilite la collaboration entre différents acteurs du travail et la transmission des informations en temps réel. Dans les CGU du service, on peut lire que la plateforme s’engage à respecter la confidentialité des données partagées, sauf en cas d’enquête judiciaire ou de demande d’un tribunal.

Que peut-on stocker dans MyArkevia ?

MyArkevia est conçu pour accueillir une grande variété de documents professionnels et personnels. Chaque utilisateur peut déposer dans ce coffre des fichiers importants afin de les conserver en toute sécurité et les retrouver facilement. Voici quelques exemples de contenus que l’on peut y stocker :

• Les bulletins de paie: ils sont transmis directement par les services RH de l’entreprise et archivés dans l’espace sécurisé ;
• Les contrats de travail: les documents contractuels sont sauvegardés pour un accès à tout moment ;
• Les documents administratifs personnels: les utilisateurs peuvent mettre dans leur coffre les versions numériques des justificatifs d’identité, des quittances, des relevés… ;
• La correspondance professionnelle: les lettres et courriels importants peuvent être également archivés dans ce coffre-fort numérique ;
• Les documents d’entreprise: certains accords ou informations générales sont mis à disposition par l’employeur dans le coffre.

Quels sont les avantages de ce coffre-fort électronique ?

Les avantages de My Arkevia ne sont pas différents de ceux offerts par la plupart des solutions de stockage numérique les plus avancées. Voici ses principaux atouts.

La sécurité

L’un des principaux avantages d’Arkevia réside dans la protection avancée des documents confiés à son système. Chaque fichier est stocké dans un espace personnel qui répond strictement aux normes d’archivage définies par la réglementation en vigueur. La technologie de chiffrement des données est celle choisie par CEGEDIM SRH pour protéger les données clients contre les accès non autorisés ou les tentatives de piratage. Cela rassure énormément quant à l’intégrité et la confidentialité des informations téléversées.

L’accessibilité du coffre

CEGEDIM SRH veille à maintenir un accès constant aux documents archivés sur My Arkevia. Les utilisateurs peuvent consulter leurs fichiers à tout instant durant l’entièreté de la période légale de conservation, sans craindre de perdre des informations. Rappelons que le service est disponible 24h/24 et 7jours/7.

La simplicité d’utilisation

Avec Arkevia, l’organisation des fichiers est rapide grâce à des outils pratiques. Les utilisateurs peuvent structurer leurs données en créant des dossiers spécifiques. De cette façon, il est plus simple de gérer quotidiennement les documents archivés. Une bonne organisation des données élimine le désordre numérique et permet de trouver aisément chaque fichier recherché.

La conformité du service

Le service MyArkevia s’aligne rigoureusement sur les exigences légales françaises, notamment celles du décret 2016-1762 du 16 décembre 2016, qui encadre la dématérialisation des bulletins de paie et leur fourniture dans le cadre du compte personnel d’activité (CPA). Entrée en application le 1er janvier 2017, cette réglementation n’est pas la seule respectée par My Arkevia. En effet, le service est aussi conforme au RGPD : le règlement général sur la protection des données.

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Comment s’inscrire et se connecter à MyArkevia ?

Pour accéder au service MyArkevia, l’inscription doit être réalisée en suivant plusieurs étapes précises. Voici le processus :

• Remplir le formulaire d’inscription: sur le site officiel myarkevia.com, rendez-vous sur la page « Inscription ». Vous devrez compléter un formulaire qui contient des champs obligatoires et facultatifs ;
• Fournir des informations exactes: chaque utilisateur s’engage à fournir des données fiables et à les mettre à jour en cas de modification pour le bon fonctionnement du service ;
• Saisir son matricule et son code secret: une fois le formulaire rempli, il est nécessaire de renseigner le matricule et le code secret remis par le service RH de l’entreprise. Cette étape valide l’inscription et ouvre l’accès au coffre-fort électronique ;
• Fournir une adresse e-mail valide: une adresse de messagerie électronique fonctionnelle est indispensable, car elle permet de recevoir des notifications liées à l’utilisation du service. Il est important de vérifier et de mettre à jour l’adresse mail (en cas de changement) pour éviter tout problème.